А как вы используете свой ежедневник?

Что может быть проще – набросать список дел в блокноте! У вас, наверняка, в сумке или на рабочем столе лежит сейчас ежедневник: тщательно выбранный вами в магазине, или авторский эксклюзивный, или с логотипом вашей компании, а, может, тот, что подарили вам партнеры на новый год.

И, конечно, никому не придет в голову изучать техники ведения записи в блокноте. Тем не менее сделать этот процесс совершеннее – никогда не повредит. Представляем советы консультанта по самоорганизации, бизнес-тренера Ирины Бабенковой о том, как создать свой индивидуальный ежедневник и сделать его своим союзником в борьбе за свободное время.

  • Делайте личные записи в блокноте.

Многие люди удивляются, осознавая мысль, что кроме списков дел, туда можно вносить «дневниковые» записи: мечты и желания, идеи, ценные мысли и цитаты, истории и зарисовки и прочее. Если у вас не хватает мотивации при работе с ежедневником, и вы то с жаром начинаете вести планирование, то забрасываете его на месяц, добавьте личные записи. Блокнот станет не просто предметом, напоминающим о делах и хлопотах, но и собеседником, источником вдохновения, подпитки, эмоциональной опоры.

Одна из самых продвигающих письменных техник – это писать о результатах дня в конце страницы. Уделите 15 минут в день вечером подведению личных итогов дня, и вы вскоре заметите, как результативность и ваша удовлетворенность выросла. Все потому что только планирование и целеполагание – это неполная схема управления – нужен еще и этап контроля, как в любом менеджменте, даже само-менеджменте.

  • Постарайтесь вести большую часть записей в одном блокноте.

Путаница в источниках планирования – одна из самых популярных проблем, люди заводят разные тетради для разных целей, а в итоге записывают «как придётся» в ту, которая оказалась под рукой. Не проще ли иметь один ежедневник, но с несколькими разделами?

Вы можете не искать специальные издания с разделителями, достаточно обзавестись дополнительными стикерами-ярлыками или закладками-ляссе разных цветов. Создавать более 3 разделов лучше не стоит, пусть это будут, например, такие: 1) рабочий, 2) личный, 3) хобби, саморазвитие, творчество или др.

А вообще самый удобный вариант – вести блокнот с двух концов, переворачивая тетрадь нужной стороной, так вы избежите необходимости предугадывать объемы для разделов, они сами естественным образом когда-нибудь встретятся.

Разделение имеет смысл при работе с встречами и пунктами, жестко привязанными ко времени. Их можно вынести в электронное приложение на смартфоне. Так у вас откроется возможность синхронизировать расписание между устройствами, приглашать коллег, всегда иметь возможность взглянуть на список встреч и запланировать новую, не боясь накладок. В конце концов, приложение умеет напоминать о задачах, чем не может похвастаться ни один ежедневник.

  • Критично отнеситесь к выбору блокнота.

И хоть содержание важно и приоритетно, все-такие начать стоит именно с выбора самого удобного инструмента, а уж потом искать к нему подход. Остановите свой выбор на том блокноте, который нравится вам визуально, на ощупь, на звук и … запах. Не пренебрегайте этими качествами, в конце концов, брать в руки нечто неприятное несколько раз в день – само по себе испытание. Вы же хотите повысить эффективность, а не умножить препятствия.

Здесь нет идеального решения. Размер и вес ежедневника зависят от того, где вы будете его использовать: носить/возить с собой, писать только на работе или на бегу. Кому-то удобен мини-формат, а кто-то пишет в тетрадях формата А4. То же самое с выбором материала и цвета обложки – нет смысла советовать дизайнерские или спокойные варианты – выберете то, что по-настоящему радует.

Но есть и несколько универсальных и очевидных вещей:

  • Большая металлическая скоба для сменных блоков мешает письму. Задумка хорошая, но в эксплуатации неудобная, так что если хотите менять содержимое тетради, ищите скобу наименьшего диаметра. Также в этом блокноте должна быть по-настоящему прочная обложка, например, из толстой натуральной кожи или дерева, эти материалы со временем станут даже красивее и приятнее.
  • Прозрачный конверт на обложке – отличный способ разместить в нем информацию, которая нужна часто и перед глазами, например, список встреч на неделю или расписание делового мероприятия, или туда можно даже положить несколько визиток или пропуск. Сложно найти такой блокнот в продаже? Для этого можно с легкостью приспособить конверт для бейджа, удалив части с перфорацией, и приклеив его аккуратно с помощью двухстороннего скотча на обложку.
  • Тетради с творческими вставками-раскрасками кажутся очень заманчивыми, но на деле они только рассеивают ваше внимание. Сложности с концентрацией? Работаете в шуме и в большом скоплении людей? Выбирайте лаконичные внутри блокноты, так вы будете сфокусированы на деле. А раскраски пусть будут в отдельной тетради, берите ее в руки, когда нужно переключиться и отдохнуть.
  • Ежедневник – это не единственная форма.

Если кажется, что правильное планирование – это ежедневные записи, то вы ошибаетесь. Главное – результат, а не частота использования инструментов. Многим вообще не нужны ежедневники, достаточно настольного еженедельника. Такие же обстоит дело и с датированными блокнотами – они не нужны большей части пользователей. Существует масса вариантов планингов по кварталам, месяцам, неделям, есть и 9-недельные (по методу Agile), ну и, конечно, есть блокноты просто с чистыми страницами.

Если у вас большинство задач возникает, например, в начале недели, а их выполнение происходит в течение нескольких дней, то вам проще записать их однажды на период (например, на неделю), и постепенно вычеркивать, чем каждый день переносить их с листа на лист, страдая от неудовлетворенности и загнанности.

  • Разлинуйте блокнот по-своему.

Обычно люди предпочитают следовать готовой схеме, и так, конечно, проще. Но стоит однажды попробовать разделить лист или разворот на свои разделы, чтоб увидеть – это куда более рабочая схема!

Вот примеры разлиновки:

В ежедневнике. Верхняя часть: приоритет дня; колонка слева: жесткие пункты, встречи; колонка справа: гибкие задачи для выполнения между встречами; нижняя часть: подведение итогов и рефлексия. Рис. 1 (Блокнот 1.jpeg)

В еженедельнике. Верхняя часть: проект в работе, цель на период. Рамки на листе: приоритеты, поручения другим или задачи для делегирования, список гибких задач, трекеры для постоянных действий или привычек. Нижняя часть: планы на выходные. Рис. 2 (Блокнот 2.jpeg)

Можно найти готовые варианты «умных» ежедневников и примерить их к своему ритмы и образу работы перед покупкой.

Ежедневник – важный инструмент в управлении своей эффективностью, и, если найти подход к себе, пробовать новые методы, внедрять интересные техники, можно достичь самых высоких результатов, главное – не останавливаться на полпути.

Бизнес-тренер Бабенкова Ирина