В процессе подготовки стратегической сессии, одним из наиважнейших этапов является подготовка сотрудников к предстоящему мероприятию.

Важно знать, что именно сказать, как достичь правильного понимания в том, что будет происходить и для чего. Особое значение это имеет, когда сессия проводится впервые. Задачу по подготовке участников модераторы решают совместно с ведущими менеджерами - инициаторами стратегической сессии. Когда сотрудники вводную информацию слышат из уст организаторов, но и лиц, наиболее заинтересованных в результатах сессии, то воспринимается она несколько иначе.

Безусловно, многое зависит от задач сессии, от имеющего опыта сотрудников участия в подобных мероприятиях, корпоративной культуры, сложившейся ситуации внутри компании и в коллективе, стиля руководства, даже масштаба бизнеса и его возраста.

Вот один из вариантов того, что может прозвучать для сотрудников в качестве вводной информации в рамках подготовки стратегической сессии. В данном случае, работа проводилась для отдела продаж торговой компании численностью до 20 человек. Которая имела богатый опыт на занимаемом рынке, сложившийся коллектив и довольно либеральный стиль в управлении. Опыт участия в стратегической сессии был только у генерального и исполнительного директора. Данный пример был подготовлен в рамках целей и задач конкретной сессии с исполнительным директором, на которого и были возложена ответственность за проект по внедрению изменений в работу компании:

«Предстоящая стратегическая сессия нацелена на то, чтобы объединить весь коллектив вокруг общих целей. Одна из ее задач модерировать конструктивный диалог между вами и между вами и руководством. Способствовать тому, чтобы мы всё обсудили, взвесили за и против, выслушали друг друга, учли видение каждого. Обсудили существующую ситуацию, подняли все проблематики, обсудили необходимость изменений и в какой именно форме. Каждый из вас будет иметь возможность высказать свое мнение. Это будет способствовать тому, что в таком режиме вы сможете общаться в течение всего проекта и дальше.

Таким образом, стратегическая сессия выравнивает или синхронизирует информационное поле, в котором мы все находимся. Что позволит достичь согласия по поводу того, что мы делаем, ради чего, как именно, за счет чего, кто за что отвечает, на какие критерии ориентироваться и т.д. Достичь согласия и между каждым из вас, и между руководством и вами, задать общий вектор для действий каждого из нас.

Стратегическая сессия, как и проект в целом – это такой формат работы, который позволяет руководству не просто спускать сверху директивы, а привлекать каждого участника сессии к совместной разработке стратегии компании, к выработке целей и способов их достижения.

В результате мы

- Совместно проанализируем текущую ситуацию, выявим свои ограничения, мешающие более успешному развитию бизнеса,

- Сформулируем цели компании и показатели достижения этих целей,

- Обсудим стратегию компании,

- Разработаем такую систему работы, которая будет согласована с целями и задачами предприятия. Ее мы отразим в обновленной организационной структуре и схеме бизнес-процессов.

Бизнес-процессам компании будет посвящена часть стратегической сессии. Поэтому вы примите полноценное участие в том, чтобы нарисовать общую схему своей работы, а значит и компании.

Бизнес-процессы – это ваша общая карта или навигатор.  В ней отражена вся последовательность действий компании, от стратегических до оперативных или ежедневных, которая обеспечивает движение к цели. Это еще и стандарт, в котором описан не только порядок действий (делай раз, делай два и т.д.), но и формы, образцы всех необходимых для этого документов. Когда бизнес-процессы описываются, и тем более меняются, сообща, когда в процесс вовлечены вы все, то действия каждого становятся прозрачными и понятными, каждому очевидны его зона ответственности и показатели. А самое главное – это обеспечивает понимание и желание работать во всех тех изменениях, которые вы совместными усилиями разработали.

А также.

Мы будем работать над:

- целями и планом реорганизации отдела,

- целями и задачами работы отдела продаж,

- непосредственно самим план продаж,

- обсудим сегментирование клиентов, ценовую политику, портрет клиента, торговые предложения. А это все то, что лежит в основе вашей каждодневной работы.

- дорожную карту всех поставленных вами целей.

В итоге, от стратегической сессии ожидается синергетический эффект, возможность увидеть, в последствии устранить, все препятствия на пути развития предприятия и разработать такой план действий, который будет способствовать увеличению прибыли.

Весь проект и все ожидаемые изменения нацелены на то, чтобы дать нам:
 

- Понятные планы и алгоритмы работ.

- Прогнозируемые и предсказуемые задачи, обязанности и, как следствие, результаты.

- Согласованные, удобные всем и, при этом, эффективные правила взаимодействия внутри и между отделами.

- Известную всем стратегию, тактику и оперативные цели, ведущие шаг за шагом к целям компании и каждого сотрудника.

- Увязку целей личных и целей бизнеса. Понимание, как работая на цели компании, можно достичь результата для себя.

- Единообразие в понимании компании: какая она, чего добивается, к чему стремится, ради чего, кто для нее сотрудники и клиенты, что она им даёт и что ждёт взамен.

- Материалы для ежедневной работы: схемы процессов, инструкции, шаблоны отчётов и рабочих документов».

Марина Иверова - бизнес-аналитик